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Wartungsplan für Fahrzeuge und Maschinen
Was in einen Wartungsplan gehört, wie Wartungsintervalle nach Betriebsstunden, Kilometern und Monaten zusammenspielen und wie Sie Schritt für Schritt einen Plan für Ihren Fuhrpark anlegen. Mit Vorlage zum Ausdrucken und für Excel.
Wartungsplan-Vorlage kostenlos
PDF zum Ausdrucken (A4 quer) oder Excel mit Formeln, die die nächste Fälligkeit selbst ausrechnen. Ohne Anmeldung, frei zur Nutzung im eigenen Betrieb.
Was ein Wartungsplan ist
Ein Wartungsplan legt für jede Maschine fest, welche Arbeit in welchem Abstand fällig ist, und hält fest, wann sie zuletzt gemacht wurde. Ölwechsel, Filter, Abschmieren, Keilriemen, Kühlsystem: alles, was laut Betriebsanleitung regelmäßig gemacht werden muss, damit die Maschine läuft und sicher bleibt.
Drei Dinge werden oft in einen Topf geworfen, gehören aber getrennt:
- Wartung: regelmäßige Arbeiten nach Intervall, meist von Fahrer oder Werkstatt im eigenen Betrieb.
- Prüfung: HU beim TÜV, DEKRA oder GTÜ, UVV-Prüfung durch einen Sachkundigen, Kranprüfung. Mit eigenen Fristen. Mehr dazu im Ratgeber UVV-Prüfung.
- Reparatur: wenn etwas kaputt ist. Nicht planbar, aber festhalten, was es gekostet hat.
Muss ich einen Wartungsplan führen?
Für Arbeitsmittel im Betrieb gilt die Betriebssicherheitsverordnung. Nach § 10 BetrSichV muss der Arbeitgeber seine Arbeitsmittel so instand halten, dass sie während der ganzen Nutzungsdauer sicher bleiben. Dabei sind die Angaben des Herstellers zu berücksichtigen.
Eine bestimmte Form, etwa ein Formular oder ein Programm, schreibt der Paragraf nicht vor. Ein Wartungsplan ist aber der einfachste Weg, die Herstellerangaben umzusetzen und im Zweifel zu zeigen, dass gewartet wurde.
Dazu kommt der handfeste Grund: Eine Maschine, die rechtzeitig Öl und Fett bekommt, steht seltener in der Werkstatt. Und wenn es um Garantie oder Verkauf geht, ist ein lückenloser Nachweis viel wert.
Was in einen Wartungsplan gehört
Je Maschine eine Liste, je Wartungspunkt eine Zeile. Diese Spalten haben sich bewährt, so ist auch unsere Vorlage aufgebaut:
| Spalte | Wofür |
|---|---|
| Maschine, Kennzeichen | Eindeutig, damit keiner den falschen Schlepper abschmiert. |
| Wartungspunkt | Zum Beispiel „Motoröl und Ölfilter“, „Vorderachse abschmieren“. |
| Intervall | In Betriebsstunden oder Kilometern und zusätzlich in Monaten, wie in der Betriebsanleitung. |
| Zuletzt am, bei Stand | Datum und Zählerstand der letzten Wartung. |
| Nächste fällig | Stand plus Intervall und Datum plus Monate. Was zuerst kommt, gilt. |
| Erledigt von | Kürzel. Hilft bei Rückfragen. |
| Teile, Bemerkung | Filternummer, Ölsorte, Menge. Spart beim nächsten Mal das Suchen. |
Wartungsintervalle: Stunden, Kilometer, Monate
Wartungsintervalle stehen in der Betriebsanleitung. Bei Schleppern, Baumaschinen und Staplern meist in Betriebsstunden (Bh), bei Transportern und Lkw in Kilometern. Fast immer steht dazu eine Zeitgrenze in Monaten, weil Öl und Filter auch altern, wenn die Maschine steht.
Es gilt, was zuerst erreicht ist. Steht in der Anleitung „alle 500 Betriebsstunden, mindestens einmal im Jahr“ und der Lader läuft nur 200 Stunden im Jahr, ist die Wartung nach zwölf Monaten fällig, nicht erst nach 500 Stunden.
So sieht ein Wartungsplan für einen Schlepper im Maschinenwart aus. Die Intervalle hat der Betrieb aus seiner Betriebsanleitung übernommen. Sie sind ein Beispiel, kein Richtwert für Ihre Maschine:
Wann sind 500 Betriebsstunden erreicht?
Das hängt davon ab, wie viel die Maschine läuft. Der Schlepper oben kommt auf etwa 665 Betriebsstunden im Jahr. 500 Stunden sind bei ihm also nach gut neun Monaten erreicht (500 ÷ 665 × 12). Wer die Stände regelmäßig aufschreibt, kann so vorausplanen und die Wartung in eine ruhige Woche legen.
In fünf Schritten zum Wartungsplan
- Maschinenliste machen. Alles, was gewartet wird: Fahrzeuge, Anhänger, Lader, Stapler, Aggregate. Mit Kennzeichen oder Inventarnummer.
- Betriebsanleitung aufschlagen. Den Wartungsplan des Herstellers suchen, meist im Kapitel Wartung oder Inspektion. Fehlt die Anleitung, beim Händler oder auf der Herstellerseite nachfragen.
- Wartungspunkte übertragen. Je Punkt eine Zeile mit Intervall in Stunden oder Kilometern und in Monaten.
- Letzte Wartung eintragen. Datum und Zählerstand. Wenn unbekannt: heute als Startpunkt nehmen und beim nächsten Service sauber anfangen.
- Festlegen, wer schaut. Ein Plan, auf den keiner schaut, hilft nicht. Einen festen Tag in der Woche nehmen, an dem Stände abgelesen und Fälliges geprüft wird.
Gleich loslegen
Die Excel-Vorlage rechnet „Nächste bei Stand“ und „Nächste spätestens am“ selbst aus. Im Blatt „Beispiel“ stehen vier ausgefüllte Zeilen.
Wo Papier und Excel an Grenzen stoßen
Für fünf Maschinen und einen, der sich kümmert, reicht eine Liste. Schwierig wird es, wenn mehrere fahren und einer plant:
- Die Betriebsstunden stehen am Zähler in der Kabine, nicht in der Liste. Jemand muss sie abfragen.
- Die Liste erinnert niemanden. Wer nicht hineinschaut, merkt nichts.
- Wartung, HU, UVV und Reparaturen stehen in verschiedenen Listen oder Ordnern.
- Welche Datei ist die aktuelle? Die auf dem Büro-PC oder die auf dem Handy des Werkstattleiters?
Dafür haben wir den Maschinenwart gebaut. Fahrer tragen den Stand am Handy ein, der Maschinenwart rechnet den Wartungsplan nach Stunden, Kilometern und Datum weiter und schickt morgens eine Push-Nachricht, was fällig wird. Prüfungen wie HU und UVV stehen in derselben Terminliste.
Häufige Fragen
Wie oft muss eine Maschine gewartet werden?
So oft, wie es der Hersteller in der Betriebsanleitung vorgibt. Dort stehen die Wartungsintervalle in Betriebsstunden, Kilometern oder Monaten. Bei schwerem Einsatz, Staub oder viel Kurzstrecke können kürzere Abstände sinnvoll sein.
Ist ein Wartungsplan Pflicht?
Die Betriebssicherheitsverordnung verlangt in § 10, dass Arbeitsmittel instand gehalten werden und dabei die Angaben des Herstellers berücksichtigt werden. Eine bestimmte Form schreibt der Paragraf nicht vor. Ein Wartungsplan ist der einfachste Weg, das zu organisieren und später zu zeigen.
Was ist der Unterschied zwischen Wartung und UVV-Prüfung?
Die Wartung hält die Maschine in Schuss: Öl, Filter, Abschmieren. Die UVV-Prüfung ist eine Kontrolle durch einen Sachkundigen, ob das Fahrzeug betriebssicher ist. Beides hat eigene Fristen und gehört in getrennte Spalten oder Listen. Mehr zur UVV-Prüfung
Wartungsplan in Excel oder auf Papier?
Papier im Fahrzeug ist schnell zur Hand, Excel rechnet die nächste Fälligkeit aus. Beide erinnern niemanden von selbst. Ab mehreren Maschinen und Fahrern lohnt sich ein Programm, das Stände sammelt und vor Fälligkeit Bescheid gibt.
Quellen
- § 10 Betriebssicherheitsverordnung – Instandhaltung, gesetze-im-internet.de
Stand: 25. Oktober 2026. Dieser Ratgeber ersetzt nicht die Betriebsanleitung Ihrer Maschine und keine Rechtsberatung.
Den Wartungsplan nicht mehr selbst nachrechnen
Im Maschinenwart tragen Fahrer Betriebsstunden am Handy ein, die nächste Wartung rechnet sich selbst. 30 Tage kostenlos, endet von selbst.