„Die HU vom Kipper ist seit zwei Monaten abgelaufen.“
Der Termin stand im Kalender von einem Mitarbeiter, der gerade im Urlaub ist. Im Maschinenwart sieht jeder Berechtigte dieselben Termine.
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Fuhrparkverwaltung: Excel, Wartungsheft oder Software?
Mit fünf Maschinen geht Papier noch. Ab 30 Maschinen und mehreren Fahrern fragt der Chef jeden Tag hinterher, und trotzdem rutscht etwas durch. Hier steht, wo es hakt, und wie viel Zeit es kostet.
Ohne Programm
Wenn HU-Termine auf Zetteln und Betriebsstunden im Kopf stehen
„Wie viele Stunden hat der Schlepper jetzt?“
Der Stand steht im Schlepper, nicht in der Liste. Im Maschinenwart trägt der Fahrer ihn am Handy ein, die Wartung berechnet sich daraus.
„Der Mangel war doch gemeldet.“
Mündlich, auf dem Hof, zwischen zwei Fahrten. Im Maschinenwart steht er mit Foto bei der Maschine, und die Werkstatt sieht, was offen ist.
Statt Excel und Wartungsheft
Wo Excel-Vorlage und Wartungsheft an Grenzen stoßen
Eine Wartungsplan-Vorlage in Excel oder ein Wartungsbuch im Schlepper funktioniert, solange einer alles pflegt und niemand im Urlaub ist. Ab ein paar Fahrzeugen und mehreren Fahrern fängt das Nachfragen an.
- Excel-Liste: erinnert niemanden. Im Maschinenwart kommt morgens eine Push-Nachricht mit dem, was neu fällig oder überfällig ist.
- Wartungsheft im Traktor: liegt in der Kabine, das Büro sieht es nicht. Die digitale Maschinenakte sieht jeder, der das Recht dazu hat.
- Wartungsplan-Vorlage: kennt feste Termine, aber keine Betriebsstunden. Der Wartungsplaner rechnet mit Datum, Kilometern und Stunden.
- Rechnungen im Ordner: Die Reparatur-Dokumentation steht bei der Maschine, mit Betrag, Werkstatt und Rechnungsnummer.
- Zettel am Brett: Mängel meldet der Fahrer mit Foto am Handy, die Werkstatt sieht sofort, was offen ist.
- Ihre bisherige Liste: Stände lassen sich per CSV einlesen, und alles geht als CSV für Excel wieder raus.
Sie fangen lieber mit Papier an? Wartungsplan-Vorlage zum Ausdrucken und für Excel
Ein Beispiel aus dem Alltag
So läuft ein Mangel vom Feld bis zur Rechnung
Der Hydraulikschlauch am Ladewagen ist undicht. Keiner muss telefonieren, keiner muss sich etwas merken.
- Mangel meldenFahrer
Am Handy: Maschine wählen, „Hydraulikschlauch undicht“, Priorität hoch, Foto dazu.
- Sofort Bescheidautomatisch
Bei hoher oder kritischer Priorität kommt eine Push-Nachricht aufs Handy. Der Mangel steht außerdem in der Glocke oben rechts.
- Material klärenWerkstatt
Schlauch im Lager oder muss bestellt werden? Die Reparatur zeigt, worauf sie gerade wartet.
- ReparierenWerkstatt
Reparatur planen, erledigen, abschließen. Alles steht in der Chronik des Ladewagens.
- Kosten eintragenBüro
Betrag, Werkstatt und Rechnungsnummer dazu. Die Kosten je Maschine und Monat rechnen sich von selbst.
Rechnen Sie selbst
Wie viel Zeit kosten Zettel, Ordner und Nachfragen im Jahr?
Stände abfragen und abschreiben, Termine im Kalender suchen, beim Fahrer nachhaken, Rechnungen einer Maschine zuordnen: Das sind pro Maschine nur ein paar Minuten im Monat. Bei 50 Maschinen kommt einiges zusammen.
Was dabei nicht im Rechner steht:
- eine abgelaufene HU oder UVV-Prüfung, die keiner bemerkt hat
- eine Wartung, die zu spät kommt, weil die Betriebsstunden nicht stimmen
- ein Mangel, der vergessen wird, bis die Maschine in der Ernte steht
Was ein Programm übernimmt
Was der Maschinenwart kann
Keilriemen, Ölwechsel, Zentralschmierung, HU: Was an der Maschine gemacht wird, steht hinterher an der Maschine. Mit Datum, Stunden, Kosten und Rechnung.
Betriebsstunden erfassen
Den Stand vom Betriebsstundenzähler am Traktor oder Bagger mit Datum am Handy eintragen, direkt an der Maschine. Oder viele Stände auf einmal per CSV-Datei einlesen.
Wartungsplaner für Maschinen
Fällig nach Datum, Kilometern, Betriebsstunden oder einer Kombination. Es gilt, was zuerst erreicht ist. Die Wartungsintervalle aus der Betriebsanleitung tragen Sie einmal ein, die Prognose zeigt, wann es so weit ist.
HU-Termine und UVV-Prüfung
HU, SP, UVV und eigene Prüfarten je Fahrzeug. Die nächste Fälligkeit berechnet sich nach dem Eintrag von selbst.
Mängel und Reparaturen
Mängel mit Fotos und Priorität. Reparaturen laufen in Stufen: offen, Material im Lager oder zu bestellen, geplant, abgeschlossen, Kosten erfasst.
Kosten je Maschine
Betrag, Werkstatt und Rechnungsnummer zu jeder Reparatur. So sehen Sie, welche Maschine im Jahr wie viel kostet.
Digitale Fahrzeugakte mit Chronik
Was wurde wann gemacht? Stammdaten, Prüfungen, Wartungen und Reparaturen stehen in der Akte jeder Maschine, auch nach dem Verkauf im Archiv.
Erinnerungen aufs Handy
Morgens eine Push-Nachricht je Standort mit neu Überfälligem und bald Fälligem. Neue Mängel mit hoher Priorität sofort.
215 Fahrzeug- und Maschinenarten
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